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ファイル共有していますか?

Excelで作成した見積データ。他の人に渡すにはUSBメモリを利用している。
このようにしている企業様もいらっしゃるのではないでしょうか。
確認して欲しいデータがあるたびにこのような対応していたのでは、時間がかかってしまいます。


実はこのような方法を取らなくても、自分の席にいながら他の人のデータを確認したり、
データを渡したりすることができるのです。
色々と手法はありますが、代表的なものをいくつかご紹介致します。

 

●共有フォルダの活用

作成したファイルをPCの「共有フォルダ」というものを利用することで、
他の人からも確認できるようにすることができます。
それぞれのPCがネットワークで接続されている必要がありますが、
共有フォルダ設定は難しく無いので簡単に設定することができます。


Windows7での共有フォルダ
設定方法です。

①共有したフォルダを作成します。(画像ではデスクトップに作成)

②作成したフォルダを右クリックで『共有』→『特定ユーザー…』を選びます。

共有設定(C)インデックス 2013

③『Everyone』を選択します。  

④追加を押します。

⑤共有を押します。

⑥終了を押します。

共有設定(C)インデックス 2013

これで共有ファイルの設定は完了です。
ネットワークに接続されていれば、他のPCからこの共有フォルダを利用できるようになりました。

また異なったOS(XPや7等)同士でも多少設定手順は違いますが、
共有フォルダを利用することはできるので問題ありません。
共有フォルダを活用することで、USBメモリやDVDを使ってデータを受け渡しする必要が無くなります。
また、ファイルの大きさも気にする必要は無くなりますので、他の人と共有したいファイルは
どんどん共有フォルダに入れていくことができます。

 

●ファイルサーバの活用

ファイルサーバとは簡単に説明すると、ネットワーク上でファイルを保存するために設置されるサーバのことです。
役目としては先にご紹介した「共有フォルダ」と同等の役割を担っていると考えて頂ければ問題ありません。
しかし、ファイルサーバの最大の特徴は
保存してあるデータを保護する機能が多数準備されていることが挙げられます。
PCにしろ、サーバにしろ精密機械であることには変わりなく、
故障のリスクがついて回ることは仕方がないことなのです。
こうした故障のリスクを減らす工夫がファイルサーバには多種準備されています。

 

●クラウド上での共有

クラウドとは簡単に説明すると、インターネット上でデータの保存ができる仕組みです。
有名なものとしては「Googleドライブ」や「Evernote」、「Dropbox」等があります。

Gooleドライブは、ファイルをインターネット上に保存することで、
インターネットに接続できる環境からならどこからでもファイルを確認できるサービスです。
Googleアカウントがあれば誰でも利用できますし、5Gバイトまでなら無料で利用することができます。

Evernoteは、インターネット上に保存できるメモ帳です。
ふと思い立ったアイデア等を紙でメモしていると、いつの間にかどこかにいってしまったりすることもあると思います。
そういう場面でEvernoteは活躍します。
Evernoteでメモを作成しておけば、インターネットが接続する環境であればどこからでも参照することができます。
検索機能を充実してますので、キーワードでお目当てのメモを見つけることも容易なのです。
60Mバイトまでの容量なら無料で利用することができます。

Dropboxは、Googleドライブとほぼ同様のサービスです。
Googleドライブや他のクラウドサービスと一線を画している点は、
ローカルのDropbox専用フォルダにファイルを置けば、自動的にインターネット上へ情報を更新してくれる点です。
利用したいデータをオフラインで作成して、この専用フォルダに置いておけば、
後はDropboxが自動でインターネット上に保存してくれるので、余計な作業が発生しません。
2Gバイトまでの容量なら無料で利用することができます。

こうしたクラウドのサービスでは、インターネットに接続できていれば、
社内からはもちろんのこと、外出先でもスマートフォンやタブレット等を利用して閲覧することができます。
公開範囲を指定すれば、社内の限られた人のみにデータを公開する事も出来ます。
クラウドを利用する最大のメリットは社外からのアクセスが容易という点が挙げられますが、
社内にデータを置かないので災害等でPCやサーバが破損してしまっても、
クラウドのサービス上に置いてあるデータは無傷であるという点も大きいです。

 

上記でご紹介した方法を利用することで、必要な情報を、必要な時に利用できる仕組みが完成します。
特にクラウドを利用した形態は現在多くの場面で活躍しています。
今後益々発展し、利用されていく可能性を秘めています。