スケジュール共有していますか？
営業が今どこの会社を訪問しているのか、帰社予定は何時なのか把握していない。
会議の予定を入れたいのだが、参加予定者がどこで都合がつくのかわからない。
使用したい機材があるのだが、常に誰かが使用していて、いつ空くのかがわからない。
こういった状況にお困りの企業様も多いのではないでしょうか。
こうした状況は、ツールをうまく活用することで、問題を解消することができます。
その具体例をご紹介いたします。
●グループウェアの導入
グループウェアとは、情報共有をする為のいくつかのツールが一つになったアプリケーションです。
有名なところでは「サイボウズ」や「Lotus Notes」、「GoogleApps」が挙げられます。
サイボウズは、グループウェアの代表格として有名です。
自社のサーバーやPCにインストールして使用するタイプや、 クラウドとして使用するタイプでもサービスを提供しています。 直感的に使用できる、優れた操作性を持っていることが特徴で、特別な知識無くても活用できます。
Lotus Notesは、IBMが提供しているグループウェアサービスです。
上記のサイボウズと比較すると、セキュリティ面でとても優れた特徴をもっています。
反面、スケジュール機能では使いにくい部分があり、一長一短といった感じです。
GoogleAppsは、クラウドのグループウェアサービスです。
自由にカスタマイズできる範囲が多く、触れる部分が多いのが特徴です。
皆様の好きなようにカスタマイズができますので、より社風にあったものを作成できます。
反面、カスタマイズ方法に慣れるまでは直感的に使うのは難しいです。
ですが、一旦慣れてしまえば、そのカスタマイズできる範囲の大きさに感動できると思います。
グループウェアでは、全社員の予定が一覧できる予定表はもちろん、
ToDoリスト、掲示板、メール、設備予約、といった情報共有に必要な機能が備わっています。
予定表にその日の行動予定、すでに決まっている予定を入力しておけば、
他の人からもその予定表を確認できるので、今どこで何をしているのかが一目瞭然となるのです。
また、他の人からの編集を可能な状態に設定しておけば、
空いている時間帯に他の人が予定を入れることも可能です。
設備予約の機能を使えば、現在どの機材が空いているのか。
使用している機材は誰が何時まで使用するのかということも簡単に確認できます。
●クラウド上での共有
グループウェアは、種類によってはクラウドのサービスを提供している物もあります。
ファイル共有の項でもお話しましたが、インターネットに接続できていれば、社内からはもちろんのこと、
外出先でもスマートフォンやタブレット等を利用して閲覧することができるのです。
そのため、外出先での急な予定変更があっても、スマートフォンやタブレットを用いて編集することができます。
こうした利点から、昨今ではグループウェアをクラウドで実施するのが主流となりつつあります。
特に外出する機会が多い方は、外出先でも他の人の予定を確認することができるため、
管理がしやすくなるという利点があります。
上記でご紹介したツールを利用することで、スケジュールを管理することができます。
ただし、導入しただけでは管理はできません。しっかりと運用してこそ、こういったツールは効力を発揮します。
当たり前ですが、予定帳があっても記入しなければ白紙のままです。
運用ルールを定めて、正しく利用すれば非常に強力なツールとして活躍してくれるのです。