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情報管理ツールとしての携帯電話活用のススメ
伊藤吉樹 記事更新日.08.03.03
藤吉PC工房
■問合せ先
藤吉PC工房
〒486-0849 愛知県春日井市八田町6−18−2 レジデンス上八田305
TEL-FAX:0568-56-2885
http://homepage2.nifty.com/fujiyoshipc/
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1. はじめに
今年も気がつけば早3月、さすがにお正月気分が抜けていない人はいないことと思います。
年の初めに皆さんの手元に届いた年賀状、それは現住所や家族構成などの最新の個人情報を教えてくれる貴重な情報源なのです。
その貴重な更新情報を、そのまま輪ゴムで束ねてしまい込んでしまっていませんか?
名刺などの個人情報も同じくしまい込み、必要なときになってあたふたと探したりするものです。
皆さんが常に持ち歩いている携帯電話に、これらの情報をパソコンからインプットしてみませんか?
2.  携帯電話で個人情報を管理する利点
自宅に携帯電話を置き忘れてしまい、帰宅するまでの日がな一日落ち着かない思いをした経験は誰にでもあるのではないでしょうか?
もはや携帯電話は、いつでもどんなときでも持ち歩いている、現代人の必須アイテムだといえます。
そんな携帯電話は、個人情報を登録しておくツールとしては最適な条件を備えています。

・ 常に持参している
・ インプットもアウトプットも自在にできる
・ 個人情報が集まってくる
3. まずはパソコンに接続しましょう
3−1. USB接続ケーブルの購入
私は携帯電話のキーボードで文字入力をするのが苦手です。はやてのように携帯電話でメールを打っている人を見ると感心してしまいます。
携帯電話のキーボードは、文字入力を優先して設計されているわけではありません。また、データをコピーして貼り付ける操作も、パソコンのように効率よくおこなえません。

情報端末として携帯電話を更に活用するためには、携帯電話とパソコンを接続し、パソコンから情報を流し込む必要があるでしょう。 携帯電話とパソコンを接続する方法は、機種によって異なりますが     

・ USBケーブルを経由する(充電の差込口とUSBポートをつなぐものが一般的です)
・ 赤外線接続する
・ Bluetoothで接続する

などの方法があります。
赤外線やBluetoothでコードレス接続するのも便利ですが、ここでは確実にデータ交換できるUSBケーブル接続をご紹介いたします。
USBケーブルには充電機能だけのものと、データ交換と充電の両方できるものとあります。機種依存もあるので、購入前に店員さんに確認すると良いでしょう。
3−2. デバイスドライバとアプリケーションのインストール販売内容の検討
具体的な接続の方法は会社や機種によっても違いますが、私の使用しているSoftbank社の携帯電話、SoftBank 821SH
http://mb.softbank.jp/mb/product/3G/821sh/
と、
TriStar社のUSBケーブル、通信充電万能 BN-3GD-CT
http://www.ssitristar.com/syolist/1
の場合をご紹介します。

USB接続ケーブルを接続すれば、すぐに携帯電話とパソコンのデータ交換ができるわけではありません。
パソコン側にUSBケーブルを経由して携帯電話を認識させるためにデバイスドライバをインストールしなければなりません。
更にデータ相互管理用のアプリケーションのインストールも必要です。
私の携帯電話の場合、このアプリケーションは付属のCD-Rの中に準備されていました。
最近の携帯電話の場合、データ交換用のアプリケーションを、販売元会社があらかじめ準備していることが多いようです。
「インストール」とか「アプリケーション操作」とかいわれると、「面倒だな」と、尻込みしてしまう方もいらっしゃるかもしれません。
やってみればなんでもないことなので、ぜひ乗り越えてください。まずは行動です。
4. パソコンからデータをインプットするには
4−1. データアクセス
私の使用しているSoftBank 821SHの場合、データ交換を管理するアプリケーションは「USB-Handset Manager」というアプリケーションになります。    
接続後、携帯電話側のデータをダウンロードして整合性を合わせます。 このアプリケーションの場合、接続中は携帯電話の着信・通話などができなくなるので、長時間作業する場合は注意が必要です。
4−2. 項目入力
接続と携帯側のデータが開示されると、下記のようなリスト表示になります。
項目をダブルクリックすると、アドレス帳の入力項目画面になります。
項目には、携帯電話の番号、会社電話、FAX、会社メール、携帯メール、住所、ホームページなどの項目があり、パソコンのデータベースからコピーと貼り付けでデータを入れていきます。
4−2. メモ帳の活用
ポイントはメモの項目です。
「自分のことを気にかけてくれてるんだ」と感じる瞬間は誰でも嬉しいものです。相手の情報をできる限りパソコン上から入力しておき、相手に会う直前の携帯画面の事前確認で、相手のデータが自分の頭の中にインプットされます。
「最近、釣りの方はどうですか?」などと切り出せればしめたものです。
相手によっては、調子に乗って個人情報を連発し過ぎると、逆に警戒される可能性もあるので注意が必要な場面もあるでしょう。
5. 更に効率よくデータを管理するために
企業やグループで情報を共有する場合などは、単純なコピーと貼り付けの作業ではまかないきれない場合もあるでしょう。
更に効率よくデータを管理するためには、各種アプリケーションと互換性がとりやすいCSV(カンマ区切りテキスト)ファイルに書き出し(エクスポート)と読み込み(インポート)の機能を活用して、一括管理すると良いでしょう。
ちょっと難易度が高いので、必要性に応じて挑戦してみましょう。
個人使用のレベルであれば、コピー貼り付けでも必要な作業効率は保てると思います。(登録件数にもよりますが)
6. 携帯電話からもどんどん入力しましょう
6−1. 着信はデータ蓄積のチャンスです
携帯電話番号を知らない相手からの着信は、相手の携帯電話番号を控えておくチャンスです。今度登録しておこうと思っていて、気がつくと着信履歴の表示から消えてしまった経験は、皆さんにもあるのではないでしょうか?
普段から意識をしていれば、着信した時点でデータベースに登録されることになります。
人によっては携帯電話のメールを多用する方もいらっしゃいます。携帯メールも携帯電話から得た情報として蓄積されていきます。   
6−2. メモを活かしてどんどん情報を増やしましょう
携帯電話の一番の利点は、常に持っているというところです。
相手との会話の中で、ちょっとメモしておきたい内容は、どんどん携帯電話からメモに残しておきましょう。携帯電話のキーが打ちづらいといっても、覚え書き程度はたいしたことではありません。次の会話の中で「覚えててくれたんだ」って思って頂けるような一言から会話を広げていきたいものです。
7. 各種データベースとの連携
パソコンをプラットフォームにすることによって、ExcelやAccessで管理している個人情報ファイルや、年賀状作成ソフトの住所リスト、メール管理ソフトの登録アドレスと情報資産を共有することができます。
各種のデータベースと照合することで、その都度最新情報に更新されるデータを構築していきましょう。     
8. 個人情報取り扱いのためのセキュリティ
携帯電話に情報を集約すれば、さまざまな利点が生まれます。けれども、個人情報の管理に対しての責任も考えて利用しなければいけません。
携帯電話の紛失も想定して、必ず自分でしかデータを開けないようにパスワードの設定をしてください。
実際、携帯電話の利用のたびにパスワードを入力するのはめんどうなものです。
相手からの着信の際にはパスワード入力は求めてこず、パスワードを入力しなければ電話を取れないということはありません。
最低限のマナーと個人情報の管理としてパスワード管理は必須だと思ってください。

パスワードを設定してあるからといって安全だとは言い切れません。 市販の携帯電話データ管理ソフトで、パスワードを忘れてしまったときの解除機能があるなど、解読されることも用心した方が良いかもしれません。
http://allabout.co.jp/computer/telecomfees/closeup/CU20040824A/index.htm
指紋認識機能のついた携帯電話や、遠隔消去の技術も模索されてきていますので、新たに携帯電話を購入する予定のある方は、セキュリティ面の機能もチェックしてみてください。

まずは、携帯電話を落としたりなくしたりしないように、伸縮するタイプのクリップを使用したり、なくさないための工夫もしっかりしておきたいものです。
9. まとめ できるところから始めましょう
一挙にすべての情報を入力しようとすれば大変な作業になってしまいます。
できるところから、少しづつ始めてはいかがでしょうか?
名刺などのデータの情報源も、

・ Sランク : 頻繁に連絡を取り合い、急を要するもの
・ Aランク : 電話のやり取りの可能性があるが、後回しにしても良いもの。親族等
・ Bランク : 顔と名前が一致しているが、電話のやり取りの可能性は低いもの
・ Cランク : 名刺はあるが顔を思い出せないもの、電話のやり取りの可能性がないもの

などに分類しておき、優先順位の高いものから入力していくのも良いでしょう。
持っている情報をすべて入力する必要はありません。
また、あまり登録数が増えてくると、表示検索で項目が多すぎて大変ですから、シークレットモード機能などで、頻度の低そうなデータは非表示にしておくと検索の邪魔になりません。

データベースは蓄積することに意義があるわけではないはずです。
状況ごとに瞬時に引き出し、活用することで有意義なものになっていきます。
あなたの持っている携帯電話を、個人情報管理の最強の武器にしてみませんか?
パソコンとデータを共有することで、自動的に情報のバックアップにもなりますよ。
10. 参考文献 (Webサイト)
NTT DoCoMo
http://www.nttdocomo.co.jp/

au by KDDI
http://www.au.kddi.com/

ソフトバンクモバイル
http://mb.softbank.jp/mb/
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