経営相談Q&A 組織活性化Q&A
経営戦略レポート
海外支援
中小企業支援等レポート
技術の広場
あいち技術ナビ
あいち産業振興機構中小企業支援
海外駐在員便り
時代の目
特集(トピックス)
企業ルポ
翔 魅力ある愛知の中小企業
あいちの製品ProductsAppeal
経営革新に挑戦する中小企業成功事例集
創業企業に聞く
支援企業に聞く
お店訪問 繁盛の秘訣
科学技術は今
ホームページ奮闘記
スペース
スペース
経営相談Q&A
労務管理Q&A
資金調達Q&A
組織活性化Q&A
環境対策Q&A
省エネQ&A
経営革新Q&A
窓口相談Q&A
IT活用マニュアル
IT特集
どんどん使ってみようWindows Vista
IT管理者お助けマニュアル
ネットワークお助けマニュアル
セキュリティお助けマニュアル
お助けBOX
補助金助成金一覧
施策ガイド
2006.4月までの記事を読む
「ネットあいち産業情報」更新をお知らせします!
  トップ > 経営相談Q&A 組織活性化Q&A > 3分で分かる、人と組織の活かし方
3分で分かる、人と組織の活かし方
(人間関係をマネジメントして人と組織を活性化する
 会議を変えて人と組織を活性化する)
宇井克己 記事更新日.06.12.01
宇井経営コンサルティング事務所代表 
名古屋コーチングラボラトリー協同組合 代表理事 
中小企業診断士、財団法人生涯学習開発財団認定コーチ
■PROFILE
1965年7月29日生まれ。製造業での営業、コンサルティングファームでの企画営業などを経験したのち、2002年に宇井経営コンサルティング事務所を設立し、独立。
経済産業省が認定する中小企業診断士の資格を活かし、さまざまな業種・規模の企業に、「いかに会議を活性化するか」、「いかに管理職を育てるか」、「いかに売上を上げるか」などのコンサルティングを行っている。
また、「会議活性化研修」「管理職のためのビジネスコーチング研修」「営業マン研修」など、受講者とともに作り上げるライブ感溢れる研修も好評を得ている。
メルマガ「芸能・スポーツで学ぶ、人材育成の裏ワザ」も発行している。

連絡先
(編集注:事務所移転のため2007年7月以降の記事をご覧ください)
宇井経営コンサルティング事務所
〒460-0002   名古屋市中区丸の内三丁目21番34号 
                      YMTビル5F
TEL/FAX0568−35−5125
http://www.ui-consultant.com/index.html
印刷用ページ
Q1:
組織を活性化するためには、人と人の関係を良好に保つことが大切だというのは分かります。では、どのようにしたら、組織の中でよい人間関係を保つことができるのでしょうか?
A1:
はい、承りました。「どうしたら」と行動を考えるのは本当に大切なことですよね。
前回のQ&Aの中でも、組織を活性化するには、「人と人との関係」をマネジメントして良好に保つことが最も大切だとお伝えしました。繰り返しますが、これはあくまでも私個人の見解ですので、その点はご了承ください。

で、その「人と人との関係」を良くするためにどうしたらいいのかということについて、前回では、『相手の良いところを見つけて褒める』ということと「コミュニケーション能力を向上させる」ということが必要であるとお伝えしました。

今回は、「どうしたらよいのか」について、さらに突っ込んでお答えをしたいと思います。

まず、どうしたらよい人間関係が保てるのかについてお答えをする前に、「組織を活性化するうえで、なぜ人間関係を良好に保つことが大切なのか」、その理由についてお話をしておきたいと思います。

この理由を理解することは、組織活性化の観点だけでなく、人材育成の観点からも知っておいて損はないことです。まあ、あまり堅く考えず雑学程度で知っておいてもいいでしょう。

前回も若干は触れていますが、ここではもう少し心理学的なバックグラウンドからお話をしてみたいと思います。

いきなりですが、今、この記事を読んでいただいているあなたにひとつ質問です。

「あなたは今、そこに存在していますか?」

 

いかがでしょう?

ほぼ間違いなく「はい」とお答えいただいたことでしょう。

「何アホな質問しているんだ!」、って声が聞こえてきそうです・・・。
でも、考えてみてください、なぜ、「はい」と答えることができたのでしょう?

「本当にあなたはそこに存在していますか?」

「なぜ、自分はここに存在しているといえるのか」、その理由を考えることが人間関係を良好に保つための大きなヒントになります。

なぜ、「はい」と答えることができたのか。それはあなたが自分の存在を自分で認識をしているからに他なりません。では、さらに突っ込んで、我々はどうやって自分の存在を認識しているのでしょうか?
心理学的に言えば、人は「勝手に自分で自分の存在を認識できているのではない」のです。

人は自分の存在を、どう認識しているかといえば、自分が何かをしたときに、その何かに対して、周りの人が何らかの反応を示してくれて初めて自分の存在を認識できるのです。

あなたが、誰かに話しかけたとしたら、「なに?」と反応してくれる人がいるから、あなたは自分の存在を自覚できるのです。
誰かが、あなたに「○○さん!」と話しかけてくれるからこそ、あなたは自分の存在を自覚できるのです。

考えてみてください。あなたに対して、誰も反応してくれなかったときのことを。

それがいじめでないとしたら(仮にいじめだったとしても)、自分の存在が実感できなくなるはずです。

それはすなわち、社会の中で自分は存在できていない、社会に属せていないという感覚になります。人間は、太古の昔から群れを 作って生き延びてきた生き物です。ですので、社会や組織の中に属せていないという感覚は、すなわち生きていけないという感覚になってしまいます。

難しい言い方をしましたが、とにかく人は、誰かが自分に反応を示してくれて(つまり、何らかのコミュニケーションを取ってくれて)、自分の存在を自覚できるのです。

逆にいえば、周りからの反応がなくなってしまったら、人は自分の存在を認識できなくなるのです。
それは人にとって、社会や組織に属せていないという感覚なのです。

人間の欲求に関しては、有名なマズローの欲求5段階説という説があります。
簡単にご説明をしますと、人間には低次の欲求から高次の欲求まで5つの段階があり、低次の欲求が満たされないと、その上の欲求が起こることはない、という説です。その5つの段階とは、低次から「生理的欲求」「安全の欲求」「社会性の欲求」「自我の欲求」「自己実現の欲求」となります。(図1参照ください)
ただし、低次の欲求がいったん満たされれば、二度と逆戻りしないかといえば、決してそういうことではありません。

この説によれば、社会的な欲求(組織や社会に属していたいという欲求)が満たされて初めて、「人から尊敬されたい、賞賛されたい」「自分にしかない能力を生かして、世の中のためになりたい」という欲求が湧いてくるということになります。

たとえば、会社組織の中で言えば、「自分なんかこの組織にいてもいなくても変わらない」「組織の中にいても、何か仲間意識が感じられず寂しい」「人間関係が希薄で、つながりを感じられない」と思っている社員が、「よ〜し、今日もがんばって仕事をするぞ」とか「結果を出して上司に認められるぞ」とか「自分にしかない力を出しきるぞ」などと 考えられないのは、容易に想像がつくはずです。

組織の中に属せていると感じられて初めて、人はがんばれるのです。

だからこそ、人間関係を良好に保ち、「自分は組織の一員なんだ」と感じられることが大切なのです。

では、どうしたら「自分は組織の一員なんだ」と感じられるのでしょうか?(ここからがいただいた質問に対する答えですね。前置きが長くなりすぎて申し訳ございません。)

それは、「組織の人たちがお互いの存在を認識し合えるようにすること」です。

この表現は少し難しい表現かもしれませんね。こう言い換えてもいいでしょう。社員がお互いに、「周りの人たちから気にかけてもらえているなぁ」と思えるようにすることです。

特に上司と部下の関係では、部下は、上司に気にかけてもらえていると感じられて、初めて人間関係を良好に保てるといっても過言ではないでしょう。

あなたは、周りの人に、どんなことをしてもらったら、「自分のことを気にかけてもらえているなぁ」と感じられますか?
その答をあなたが周りの人たちにしていくことが、人間関係を良好に保つためにできることなのです。
 「自分がしてもらえたらうれしいことをお互いがし合う」。これが組織において人間関係を良好に保つ秘訣だと思います。

さらにもうワンランク、レベルアップするとしたら、こういえます。
「自分がしてもらえたらうれしいことではなく、相手がしてもらえたらうれしいだろうことを考えて、お互いがし合う」。

そして、繰り返しになりますが、人間関係が良好に保てて、初めて人は、「よし、ベストを尽くして目標をクリアするぞ」「周りに認めてもらうぞ」「自分にしかない力を出しきるぞ」と思えるのです。

だからこそ、目標を実現していくべき組織においては、人間関係を良好に保つ必要があるわけです。

Q2:
うちの会議は、いつもダラダラと時間だけが過ぎるような会議で、また議論も活発ではなく、結論も出ません。組織が活性化するのも必要なこととは思いますが、会議を活性化するにはどうしたらいいのでしょうか?
A2:
確かに会議が活性化していない会社は多いですね。

多くの会社で見受けられる会議は、

・  意見を求めても、誰も発言をしない 
・  いつも話す人が同じ  
・  いつまでもダラダラと結論が出ない  
・  話がそれて、何を話していたのかが分からなくなる  
・  原因追求をせずに、いつも誰が悪いのかという責任追及をしている  
・  いつも「できない」「ムリ」といった否定的な発言しか出ない  
・  長時間の会議で疲れてしまう  
・  決まったことが実行されない 
といった会議が多いのではないかと思います。
たとえば、会議で何か発言をしても「それは今やる必要はない」とか「以前やってうまくいかなかった」などの否定的な発言ばかりでは、雰囲気は悪くなるでしょう。そんな会議ばかりが続けば、社員は 、「会議」と聞いただけで「また会議かぁ〜」と暗く重たい気持ちになってしまいます。

また、会議の中で決まったことが実行に移されないでも済まされていく組織だったらどうでしょうか?目標を決めても、がんばったけどうまくいきませんでした的な、なあなあで済まされるような組織になってしまうのではないでしょうか?
そんな風土が根付いてしまうと、知恵を使ってどうしたら目標実現できるかを考えるなんてことはしなくなります。
これはもう間違いなく組織が活性化していない状態です。

会議とは本来、人が集まり、それぞれの経験や知識をベースにして意見をぶつけ合い、そこから新たな発想を生み出していく場であるはずです。

そして、会議をうまく進行させるためには、

・  人と人とがそれぞれの意見を尊重し合う心構え
・  お互いの立場を分かり合う共感力  
・  目的や目標を実現しようとする行動力  
・  お互いの意見を引き出せるコミュニケーション能力  
・  論理的思考に基づく問題解決力  
・  優先順位を決めていく決断力  
・  計画をしっかりと立てていくシミュレーション能力(先見性)  
・  決めたことをしっかりと実行していく責任感など  
が必要になります。

こう考えると、組織を活性化するための手法として、人が集まる会議を活性化することは非常に有効だといえます。

会議を活性化するためには、上記の考え方や能力を社員が身につける必要があります。それらの力 は組織の活性化を促すために必要な力であり、それらの力を身に付けていくことは、すなわち、人が成長していくことなのです。

では、どうすれば、よいのでしょうか?

それらの手法はいくつかあります。いくつかありますので、この場ではとにかく簡単に実践できて、即効果の上がるものを3つだけ紹介しましょう。

(1)終わりの時間を決める。
多くの会議では、始まりの時間は決めていますが、終わりの時間を決めずに行っているケースがあります。終わりの時間を決めておくことで、その時間に集中できます。

例えば、5時に始まった会議が8時まで続いたとします。もし、終わりの時刻が分かっていない場合、参加者は途中で、「もう7時だよ。いつまで続くんだぁ〜」とだらけてしまうでしょう。しかし、同じ3時間でも、「今日は8時までです」と 言われてスタートした場合は、その3時間に集中できるのです。

決められた時間内に、成果を出そうとすれば、横道にそれないようにします。開始時刻と終了時刻をホワイトボードの左上隅に書いておくとよいでしょう。ダラダラと長い会議が多いとお困りの方は、ぜひ、試してみてください。

ちなみに、ホワイトボードは会議において必須です。ホワイトボード、もしくは何らかの用紙に話し合いの内容を書かずに進めてはいけません。何を話しているのかが、分からなくなってしまいます。ホワイトボードのない会議、それはもう会議とは呼べないぐらいに思っています。

(2)会議終了時のイメージを共有してからスタートする
会議スタート時に、「今日の会議は午後5時までです。5時の時点で、みなさん、どんなふうになれていたら嬉しいですか?」と進行役が参加者に問いかけます。(できれば事前に決めておくのがベスト です)
「行動計画表ができ、みんなが笑顔で喜び合っている」のような感じで十分です。会議が終わったときにどうなれていたらいいのかを最初の段階で共有してしまうのです。共有できてからスタートするのです。

このようなよいイメージを描くことは難しいと感じる方もいるかもしれません。実際に取り組んでいただこうとすると、かなりまごついてしまう方もいらっしゃいます。ただ、とにかく会議終了時に思いを馳せるクセをつけることから始めていただければいいでしょう。

(3)うなずく
誰かが発言しているときに、聞いている人がうなずくのです。たったこれだけで会議の活性化度はずいぶんアップします。

もし、あなたが会議で誰かの発言にうなずけば、次のような変化を目の当たりにするでしょう。

・  発言者があなたの方ばかり見て話す。
・  発言者がいつもよりスラスラと発言する。  
・  今までの会議よりも多くの意見が飛び交うようになる。  
なぜ、「うなずく」ぐらいで、こんな効果が出るのでしょう?それは、発言者に「自分の意見が聞いてもらえている」と安心感が生まれるからです。発言することに安心感がある、これこそが会議を活性化するために重要なことなのです。

逆に会議の席でよく見受けるのが、こんなシーンです。『部下が発言をしている。それを聞いている(であろう)上司は全くうなずかない。しかも、時折、眉間にしわを寄せながら首を横に傾ける』。これではもう、部下にしてみたら、「あれっ?なにか間違ってる?変なこと言っ ちゃった?まずいなぁ、どうしよぉ〜」と不安でいっぱいになってしまいます。不安な気持ちで話をしているから、余計に自分でも何を言っているのか分からない話になってしまいます。そして、話し終えたその部下に、上司がひとこと。「君の言っていることは、何が言いたいのかよく分からないなぁ。まとめてから発言してくれるかぁ〜」。このひと言で、部下は自信喪失。それがトラウマになり、「会議」と聞いただけで憂うつな気分になっていくのです。

間違いなく、不安な状態よりも、安心している状態の方が、発言しやすく、創造的なアイデアが出てきます。発言を聞いている人がうなずくことで、安心して発言ができる雰囲気を作り出せるのです。一度、会議のときに参加者が誰かの発言に対して、どれだけ「うなずいているか」をチェックしていただけるといいでしょう。笑ってしまうぐらい、ほとんどの人がうなずいていないはずです。まずは、「うなずく」というカンタンなことから会議を活性化し、組織全体を活性化する第一歩を踏み出していただけたらと願っています。

その他にも会議を活性化する方法はいろいろあります。
また会議を活性化することは組織の活性化、人材育成につながることを肝に銘じていただければと思います。

最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

※会議の活性化、そして組織の活性化に少しでもお役に立ちたいとの思いから、営業会議を改革するための勉強会を、 宇井経営コンサルティング事務所 名古屋オフィスで、1月からスタートすることにしました。

宇井経営コンサルティング事務所開催「営業会議活性化塾」のご案内 

「営業会議活性化塾」と題して、6名限定で、月に一度集まって、勉強会を開催しながら、職場での実践と絡めて、営業会議を変革していきます。
生産性が10倍、いや100倍(?)の営業会議が実現できます!!
さらに、半年後には組織は次のように変化しているでしょう。
・お互いがお互いのアイデアを尊重しあい、今まで出なかったような発想が出てくる
・会議で成果を出すという意識が強くなる
・チームワークが良くなり、チームで仕事することの喜びを感じられる
・お互いのノウハウを共有でき、新たな営業活動を行っていけるようになる
などなど
詳細をご希望の方は、「あいち産業振興公社のHPを見た。営業会議活性化塾の詳細をくれ」とメールで送信ください。
k-ui@muc.biglobe.ne.jp
メールを頂きました方には、宇井から内容、開催日時、開催場所、参加費などの詳細をご連絡させていただきます。
詳しい内容はごちらから
http://www.ui-consultant.com/index.html  
あなたのご意見をお聞かせください
この記事を友人や同僚に紹介したいと思う
参考になった
参考にならなかった
 
Aichi Industry Promotion Organization
財団法人あいち産業振興機構