2.4 グループウェアの機能と利便性

グループウェアの持つ代表的な機能と、その利便性について説明します。

・掲示板（お知らせ）

社内や部門向けの業務連絡や報告、案内など、一方向の情報伝達に利用されます。

・チャット

個人間および組織内で、双方向の情報伝達を行うことができます。

・スケジュール管理

個人や組織のスケジュールが管理できます。また、他のメンバー全員のスケジュールを共有し、確認することができるため、グループウェア上で会議日程や場所を設定するなどの利用方法もあります。

・ファイル管理・共有

グループウェア上で、文書や写真・動画などを共有できます。共有されたファイルは、メンバーが共同で編集したり、各々ダウンロードして利用したりすることができます。

・タスク管理

個人や組織内でToDoリスト(期日までに完了させるべきタスクリスト)を作成することができます。これにより、タスク漏れや納期遅れを未然に防ぎます。

・設備予約管理

会議室や社用車など、使用できる人数や数量が限られている備品の予約や管理、使用状況の確認をすることができます。ダブルブッキングや備品の数量不足の防止に役立てられます。

・ワークフロー(承認・決裁手続き)

なかなか上司と時間の折り合いがつかず、承認が得られないまま仕事が滞ってしまう担当者。
書類箱に大量に積み上げられた未承認・未決裁の申請書の対応に追われ、業務に負担がかかっている上司。
このような悩み・課題に対してもグループウェアを活用することで、各種届や申請書類を手早く作成して、ネットワーク上のやり取りで手続きができます。承認や決裁は社外からも可能なため、仕事の滞りを防ぐことにつながります。

グループウェアを導入することで、情報共有や、大切な情報の保存を手早く行うことができるため、業務が効率化します。
また、メンバー各々のスケジュールやタスクの進捗状況を可視化できる点も魅力です。
さらには、コミュニケーションツールの活用を通して、在宅勤務などテレワークにともなう需要にも対応でき、場所や時間を選ばずに仕事を進めることが可能となります。

そして、現在主流として利用されているグループウェアは

Microsoft 365
サイボウズOffice
desknet’s NEO
Google Workspace

などが挙げられます。働き方改革の機運が高まり、勤務形態も多様化が進む中、ぜひ導入のうえ活用を検討してみてはいかがでしょうか。

(※掲載の情報は2021年3月時点のものです)