情報共有してますか?
●情報共有の形態と実態
情報共有と一口で言っても、その形態は様々あります。
・顧客の個人データ。
・案件の進捗状況。
・お客様から外出している人宛ての電話や伝言。
・サービスマンのお客様訪問日程。
こうした情報共有をどのように行っていますでしょうか?
大きなホワイトボードに予定を記入したり、紙のプリントやメモで伝言を残している。
外出している人には電話をして、出ない場合は留守番電話にメッセージを残している。
こうした企業様もまだまだ多いと思います。
●情報共有の必要性
リーマンショック以降、確実な利益管理が求められると同時に、効率化によるコスト削減が注目されています。
最もムダが多く、最も改善の余地が残っているのが「情報共有」というカテゴリなのです。
情報共有が不十分だと、必要な時に必要な情報を即座に得ることができず、
確認する手間が発生して余計なコストがかかってしまいます。
ましてや、本来の自分の業務もあるのにこうした、別事に時間を取られたくないというのが
皆様の本音ではないでしょうか。
リアルタイムで把握しておきたい情報を得ることが出来なかったために、
会社に損失を招いてしまうこともあるかもしれません。
お取引先からの商談の電話をすぐに対応できなかったために、
競合会社に商談を取られてしまったという経験がおありの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
文頭で挙げた例も含め、このような情報共有はITを導入することによって、
更なるコストダウンが図れる可能性を秘めています。
今回は、現在主流になった「クラウド技術」に触れながら、
簡単に社内情報の共有を出来る仕組みをご紹介致します。
中でも、大きなウェイトを占める「ファイル共有」と「スケジュール共有」についてご説明致します。