重要な書類が紙で散乱してませんか？
デスクの周りが書類でいっぱい。
伝言メモもデスクに散乱して、優先順位の高い伝言がどれなのか一目で見分けがつかない。
どこに何があるのか分からないし、必要な書類がどこにあるのか探すのに手間がかかっている。
こんな状態の方も多いのではないでしょうか。
●グループウェアを利用した方法
このようなちょっとした業務のやり取りをメモ用紙のような紙で運用していると、 あっという間にデスクは紙だらけになってしまいがちです。 しかも電話番号や、メールアドレスをメモした場合、デスクの上に無造作に置かれた状態になっていることでしょう。 こうした状態は情報セキュリティの面からも適切とは言い難い状態です。
メモや伝言のようなちょっとした業務連絡を行う際に、現在主流になっているのが、グループウェアの活用です。 情報共有はとても大事！の項でも触れましたが、メモや伝言はこのグループウェアにほぼ標準で機能として備わっていますので、 活用することによってデスクが紙まみれになる状態を回避することができます。 代表的なグループウェアについては、スケジュール共有していますか？ のグループウェアの導入にて紹介しておりますのでご覧ください。
●スキャナ等で紙媒体を電子化！
また、大事なデータを紙媒体から電子化するという方法をとることによって、回避できるかもしれません。
例えば、図面を想像してみてください。
こうした図面は比較的大きな用紙で作成される場合が多く、それが何部もデスクにあったとしたら、デスクは紙の図面で埋め尽くされるという状態になりかねません。
紙媒体の電子化において代表的なものに、スキャナ取込みがあります。
スキャナ取込みは、プリンターにスキャナ機能が搭載されているものもありますが、 スキャナのみの機能を持つ機器も多く販売されております。
スキャナで取り込めば、紙の図面や資料を電子化することが容易です。
すべてはPCの内部で操作できるので、誰かほかの人に渡す際にもスムーズなやり取りが可能になります。
紙で印刷することもないので、用紙代が浮き、経費の削減にもなります。
電子化したデータは劣化しません。データが無事であるかぎり参照して、利用することが可能なのです。
●パンフレット等を電子化で、効率よくプレゼンテーション！
別の視点からみた紙媒体の電子化の例としては、iPadをはじめとするタブレットを利用した方法です。
例えば、製品紹介のパンフレットを想像してみてください。
そのパンフレットには文字や図や表が掲載されていることでしょう。
説明する側も製品の良さを口頭で、いかに優れた製品であるかを説明するはずです。
ここでタブレットの登場です。
タブレットならば、文字や図や表に加え、動画という表現方法が加わります。
口頭で長々と説明を聞かされるよりも、実際に動画で見ていただいた方が見る側も容易に想像ができるはずです。
お客様にお見せするプレゼンテーション用資料も電子化の流れがすぐそこまで来ています。
こうした電子化の魅力を簡単にご紹介しましたが、なんでもかんでも電子化すればよいのかというと、
そうではありません。もちろん多くのメリットもあるのですが、デメリットもあります。
最大の注意点はやはり、電子化したデータのセキュリティです。
次項ではこのセキュリティについて触れたいと思います。