7.1 Office製品を使おう！

帳簿管理で Excel を。レポートを作成するには Word を。プレゼンテーションを行うために PowerPoint を。これらのソフトウェアは今や企業はもちろん、学校でも家でも欠かすことのできないものです。皆様もよく使われているのではないでしょうか。
これらがパッケージ化された製品が、マイクロソフト社の提供する Microsoft Office です。Microsoft Office には次のソフトウェアが含まれています。

• Word
• Excel
• Outlook
• PowerPoint
• OneNote
• Access
• Publisher

どれも業務をする上で欠かせないソフトウェアばかりです。
これらは単体での購入も可能ですが、「Microsoft 365」で一括購入するのがお勧めです。
まず、Microsoft 365 の中でも特に Office製品に特化した「Microsoft 365 Apps」（以前は Office 365 ProPlus と呼ばれていました）の特徴について紹介します。

・Microsoft 365 Apps の特徴

かつてはパッケージ版の「買い切り型」で Office製品を購入していました。
「買い切り型」というのは製品の購入時に支払いをする方法です。
一度しか支払わないため、期限を気にすることなく使い続けることができます。
しかし、ソフトウェアは機能強化やセキュリティ対策の為にバージョンアップするもの。
新しくバージョンアップしたものを利用するには、別途費用が掛かってしまいます。
買い切り型の初期費用も決して安くありません。
できる限り長く使って元を取りたかったのに、すっかり古いバージョンになってしまって使い物にならない。
そんな悲しい思いをしてしまうかもしれません。

その問題を解決してくれるのが、Microsoft 365 Apps です。
Microsoft 365 Apps は、「サブスクリプション方式」での提供となります。
サブスクリプションとは、サービスを年額や月額ごとの支払いで利用する形式です。
例えば1年間の利用契約を結べば1年間のみ利用ができ、
2年目は契約更新をして料金を支払う必要があります。一見面倒に思えますが、新しいバージョンが発表された場合は無料で最新版にアップデートすることができます。
そのため、バージョンのサポート期限などを気にすることなく、常に最新の状態で使い続けることができるのです。さらにサブスクリプションなら、使いたい時に購入ができ、不要になれば契約を解除することができます。
退職者がでて、ライセンスが余ってしまっても、すぐに解約することができるのです。

・Microsoft 365 Apps の機能

Microsoft 365 Apps はインターネット接続さえされていれば、OSに関係なく Windows や Mac、さらにはスマートフォンやタブレットからでも Office の利用が可能です。
1ライセンスにつき、買い切り型ではPC2台までしかインストールができませんでしたが、Microsoft 365 Apps ではPC、スマートフォン、タブレットなど、デバイスの種類ごとに最大5台までインストールが可能です。（2022年2月現在）
セキュリティは大丈夫？と心配な方もいると思います。
大丈夫です。Microsoft 365 Apps のサービス基盤である Microsoft 365 はデバイス管理、データの漏洩対策などのセキュリティ対策もしっかり搭載されているのでテレワークにも最適です。

Microsoft 365 Apps の魅力的な機能として「ドキュメントの共同編集」が可能になっています。Web会議を開催しなからクラウド上に保存したドキュメントを複数のメンバーで共同編集することで、リモートワークをより効果的に行うことができるようになります。

また、Microsoft 365 では様々な製品が使えます。
その中でも注目は Web版 Office（以下 Office Online）です。
これまでの Office製品は基本的にアプリ版での操作がほとんどでした。
しかし、Microsoft 365 はアプリ版だけでなく、Webブラウザ上で Office製品の編集や閲覧ができる機能がついています。
Office Online はブラウザで編集したデータをクラウドストレージである Microsoft OneDrive に保存する仕組みです。クラウド上に保存されたデータは他の人と共有することで共同作業もできます。テレワークでの作業にぜひ使いたい機能です。

他にも Microsoft 365 ではファイル共有などの情報共有に適したサービスである SharePoint やメールサービスである Exchange Online、さらにオンライン会議ツールである Microsoft Teams など、利用できるサービスがたくさんあります。
気になった方は導入を検討してみてはいかがでしょうか？