2.3 グループウェアって何？

グループウェアとは、情報共有をするためのいくつかのツールが一つになったアプリケーションです。
クラウドストレージの項でもお話しましたが、社内からはもちろんのこと、インターネットに接続していれば外出先や自宅からも利用できます。
そのため、外出先で急な予定変更があっても、手元のデバイスを用いて編集することができます。
グループウェアは「オンプレミス型」と「クラウド型」の2形態がありますが、今回はクラウド型についてご説明します。

・代表的なグループウェア

代表的なグループウェアを3つ紹介します。

①Microsoft 365（https://www.microsoft.com/ja-jp/microsoft-365）
月額の従量課金制であるサブスクリプション形式で提供されるサービスです。
Word、Excel、PowerPoint、OutlookなどのOffice製品が自動でアップデートされるため、常に最新の状態で利用できます。
さらにコミュニケーションツールとして、Microsoft Teams や SharePoint Online などもあり、リモートワークにも非常に有効です。

②サイボウズOffice（https://office.cybozu.co.jp/）
直感的に使用できる、優れた操作性を持っていることが特徴で、特別な知識が無くても活用できます。
操作があまり複雑ではないほうがよい、という人にお勧めです。
操作がシンプルでありながら、セキュリティ対策も整っているため、高いシェアを誇っています。
サイボウズには他にも細かいアクセス権や、複雑な組織の管理に適した「サイボウズGaroon」があります。

③Google Workspace（https://workspace.google.co.jp/intl/ja/）
Google が提供するクラウドのグループウェアです。
Gmail、Googleドライブ、Googleカレンダーといった柔軟性に優れた主要アプリが揃っています。
コラボレーション機能に優れており、容易に共同作業ができることが特徴です。

・スケジュール共有していますか？

営業担当者が今どこの会社を訪問しているのか、帰社予定は何時なのか把握していない。
会議の予定を入れたいのだが、参加予定者の都合がいい日時がわからない。
使用したい機材があるのだが、常に誰かが使用していて、いつ空くのかがわからない。
こういった状況にお困りの企業様も多いのではないでしょうか。

こうした状況にも、ITツールをうまく活用することで対応できます。
中でも、グループウェアのスケジュール共有機能を使えば、より利便性が高まります。
グループウェアでは、全社員の予定が一覧できる予定表に加えて、
ToDoリスト、掲示板、メール、設備予約、といった情報共有に必要な機能が備わっています。
予定表にその日の行動予定、すでに決まっている予定を入力しておけば、他の人はその予定表を確認することで、今どこで何をしているのか一目瞭然です。
参加を希望するメンバーのスケジュールを把握し、お互いの空いている時間帯に会議を予定し、場所を指定することもできます。
設備予約の機能を使えば、現在どの機材が空いているのか、使用している機材は誰が何時まで使用するのかということも簡単に確認できます。

上記で紹介したツールを利用することで、スケジュールを管理することができます。
場所や時間に縛られず、業務をスムーズに進めることができます。
ただし、導入しただけでは管理はできません。しっかりと運用してこそ、こういったツールは効力を発揮します。
当たり前ですが、予定帳があっても記入しなければ白紙のままです。
運用ルールを定めて、正しく利用すれば非常に強力なツールとして活躍してくれます。