ITツールお助けマニュアル

【情報共有はとても大事！】

2.2 ファイル共有していますか？

作成したデータを他の人と共有するのにどのような手段をとっているでしょうか。ITがそれほど普及していなかった時代では、USBメモリにデータを保存して、手渡しをしていた人も多いのではないでしょうか。
しかし、確認して欲しいデータがあるたびにこのような対応していたのでは、時間がかかってしまいます。
また、手渡しでは誤ってUSBメモリを紛失したり、社外持ち出しの際に情報漏洩をしたりする恐れもあるため、セキュリティ上安全とは言えません。

このような方法を取らなくても、自分の席にいながら他の人のデータを確認したりデータを渡したりすることができます。
そして、その手法の一つが「クラウドストレージ」の利用です。

・クラウドストレージの活用

インターネット上で文書や写真・動画などのファイルの保管や共有を行うことができるクラウドサービスのことを「クラウドストレージ」と呼びます。

「クラウド」とは、ユーザーが自社内にサーバなどのハードウェア、あるいはシステムを所有していなくとも、インターネット経由でサービスを必要な時に必要な分だけ利用できる仕組みを指します。
サービスを利用するために自社内にサーバを設置する（これをオンプレミスと言います）場合、機器購入のコストや設置場所、セットアップの時間がかかってしまいます。
対してクラウドは、サービスの利用権を取得するだけで、サーバをわざわざ設置することなく、短時間でサービスの利用開始ができます。

クラウドサービスは、インターネットに接続できていれば、社内からはもちろんのこと、外出先からでもスマートフォンやタブレットなどを利用して容易にアクセスすることができます。
公開範囲を指定すれば、限られた人のみにデータを公開する事もできます。

また、クラウドでは社内にデータを置きません。そのため、災害等でPCやサーバが破損してしまっても、クラウドのサービス上に置いてあるデータには影響がでません。このようにクラウドを利用するメリットはたくさんあります。

クラウドを利用したサービスはいろいろありますが、特にデータやファイルなどを保管したり共有したりするものがクラウドストレージです。
主なクラウドストレージサービスには

などがあります。

テレワークが進んだ現在は、上記にあげたようなクラウドストレージによるファイル共有が主流ですが、以前からの方法としてファイルサーバ上に共有フォルダーを作成するやり方があります。

・ファイルサーバの活用

ファイルサーバはネットワーク上でファイルを保存/共有するために設置される管理サーバのことです。
故障した際のリスクを減らす工夫として、保存してあるデータを保護する機能が多数搭載されています。
アクセス制限やディスク容量の拡張など、柔軟性に富んでいるところも特徴です。
また、より低コストでファイル共有を行うために、Network Attached Storage（NAS）を活用する方法もあります。

コロナ禍で出社が難しくなり、テレワークによる業務が進んだ昨今、クラウドはますます重用されるようになってきました。次項ではそのクラウドを用いた「グループウェア」というソフトウェアを紹介します。